档案管理主要内容是什么?

上海玩乐吃喝 2024-11-01 07:22:01
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一、档案管理人员职责  1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。  2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档。  3、归档案卷做到页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。  4、保管好本公司归档的案卷,注意文件材料的安全和保密。  5、按要求对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具,能应要求快速、准确地查询所需档案。  二、收集归档范围  本公司在各项工作中形成的具有保存价值的,或者相关**部门送来的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)都属收集归档范围。  1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。  2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。  3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。  4、各项规章制度。  5、向上级请示的文件,以及上级批复的各类文件。(不包括项目审批文件)  6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。  7、工程建设底图、蓝图及文字材料。  8、经批复的工程设计图纸及文字材料。  9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。  10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。  11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。  12、各项财产权利证明、凭证,各种证明存根,各项许可证。  13、本公司编辑、出版的刊物。  14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料。  15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。?  16、销售合同及销售**。?  三、归档要求  1、凡公司发出的文件,由管理部的有关人员收集,交由档案专管员归档。  2、一项工作已完成时,由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后,主动送交专管员归档。?  3、编制交接表,一项资料由经办人交专管员归档时,应登记并双方签名。  4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。  5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。  6、归档的文件材料应是原稿原件,一般不用复制件。应注意:检查应盖公章是否已盖,文件没有标题应加上标题,内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。?  7、归档的影像音资料要写上文字说明。  8、归档的文件材料必须经过初步整理,把同一具体问题的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好。  9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。  四、档案的借阅与复印  1、编制借阅表,当借出和还回时都必须填写,并经使用人和保管人双方共同签名。  2、查阅各类档案应在公司内进行,查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出公司使用的,需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准。  3、外单位来人查阅本单位档案,需持单位介绍信并经公司总经理签字批准,方可查阅或复制。  五、档案的保密管理  1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度,严格遵守保密原则,确保档案的安全。  2、凡是调用档案,必须经档案人员提供,任何人不得直接查找。  3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续,限期使用,按期返还,返还档案要认真检查核对,发现问题及时追查。  4、股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅。其他人员须查阅的,须经总经理同意。  5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料,确实需查阅其他资料的须副总经理同意。  六、档案的销毁  1、经过鉴定确需销毁的档案,必须列出档案销毁清册。  2、档案销毁,必须严格执行审批制度,各类档案必须经部门经理、总经理、董事长审批同意后销毁。  3、批准销毁的档案,要有两人鉴销;销毁完毕,鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。 20210311
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