文件的主题词要怎么写

man 2024-05-27 14:38:09

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我也搞不懂，不知道以下对不对主题词：科技示范创建活动通知浅谈公文主题词的制作 ----------------------------------------------------------------- 进入20世纪卯年代，计算机技术在办公领域得到普遍应用，推动了各类机关办公的现代化。为了适应办公现代化的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文“主题词”应运而生。**办公厅于994年4月23日以国办秘函〔1994〕157号文件发布了（**公文主题词表），废止了1988年12月修订的主题词表，并公布了（**公文主题词表）使用说明，初步规范了公文主题词的制作和使用。但由于主题词表的使用从上至下没有实施细则，加之主题词的应用、制作在不断完善、规范的过程之中，故，在各级公文主题词应用和制作中出现很多问题，笔者归纳为五大问题。一是前题后移。出现这一问题多是因为不了解也没掌握主题词的体系结构，不清楚主题词的作用和意义，只是盲目跟随使用主题词，把标题完整地搬移到后面作主题词的词目而用。如：（关于成立xx市电子游戏专项治理工作领导小组的通知》主题词是这样标引的：“机构设置电子游戏专项治理工作领导小组面通知”，而正确的主题词应拟制为：“机构电子游戏面管理领导小组通知”。二是类别不分。这有三种情况：①类别判断不准。如（关于成立xx市生产救灾领导小组的通知》的主题词标注是：“民政救灾领导小组通知”，其类别词使用“民政”词目不准，而应使用“机构” 词目。②把区域词当作类别词使用。如某市下发的（关于做好商品流通工作的通知》主题词“贸易商品流通通知”中，就把 “贸易”这一区域词作为类别词使用了，这里正确的主题词标引应是“商业商品流通通知”。③用类属词取代类别词。如（x x省人民**关于2001年重点工作的安排意贴的主题词“** 重点工作意见”，这里缺少类别词“综合”，而错误地用类属词目“**”代之，正确的主题词应是”综合 ** 重点工作意见”。三是词目过多。主题词的标引要求：一份文件，除类别词外，最多不超过5个主题词目，但有的竟达6个以上。四是生造词目。主题词的词目选用既要能全面、真实地反映一份公文的主要内容，又不能超出正在执行的本级以上的主题词表范围，更不能乱造、生造词目。尽管向下行文时，当在主题词表中找不到合适词目时，虽然可自定能反映公文主题的词目，但一定要在自定词目后记以“凸”符号标明。如：（关于分解落实（**工作报告）提出的2001年主要任务的通知》的主题词是这样标引的：“** 工作任务落实通知”，其中“任务”、“落实”这两个词目在（xx省**主题词表》中找不到，又没在两个词目后加注“凸”符号，就属生造词目。正确的拟定应是：“综合 ** 工作分工通知”。目前一般的省、市、县都比照（**公文主题词表）制定了各自适用的主题词表，制作主题词时应该严格执行，不可生造，否则就会造成新的混乱，失去主题词应有的作用和意义。五是置放错位。主题词的使用，目的之一是方便公文检索。因此，按照公文规式的有关规定，公文主题词应与版记一起置放在公文末页的背面下方。但有些公文为了印刷方便，往往忽略了这一点，把主题词与版记一起置放在公文末页的正面下方，这是错误的。那么，怎样才能搞好主题词的制作，促进公文主题词的规范呢？笔者认为应做到三点：1．了解主题词的体系结构公文主题词，一般由类别词和类属词组配而成。（**公文主题词表）分三个层次列表。第一层是对主题词区域的分类，只作为划定类别词和类属词的区域，便于查找、使用类别词和类属词，不作公文主题词词目使用（即不可用来制作公文主题词），如序号为“01综合、经济”类、序号为‘’05财政、金融” 类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如序号为“02工交、能源、邮电”类中的“02a业”、“02b交通”、“02c能源”。“02d邮电”等；第三层是类属词，如序号为“02工业”类别词中的“冶金”、“地矿’、“汽车”、“化工”等。第二层（类别词）和第三层（类属词）统称为主题词，用于文件主题词的标引。2．掌握主题词的标引方法(1）任何一份文件主题词的标引，除类别词外，最多不得超过5个词目。（2）主题词标引顺序是：先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如（**关于加强水土保持工作的通知），先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。主题词：农业水土保持通行类别词类属词（3）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如（关于听取全国财政工作会议情况和全国打击**工作会议准备情况汇报的会议纪要）的主题词制作，先标引反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标引类属词“税务’；然后标引反映第二个主题内容的类别词“**”，再标引类属词“缉私”；最后标引“会议纪要”，制作成的主题词是：“财政税务 ** 缉私会议纪要”。（4）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如（**关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知），先标引类别词“农业”，但在序号为“04a农业”类别中找不到“资料、物价、管理”方面的类后词，这时可使用序号为“01 经济管理”类别中的“资料、物价、管理”类属词进行组配，组配后的主题词为：’‘农业资料物价管理通知”。（5）当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。如在整个主题词表中都找不到能准确反映文件主题内容的类属词时，可自定词目代之，但要在自定的类属词目后边标注“凸” 符号，但是，上行文不得使用自定词目。3．统一主题词的标引要求（二）用词要求。上行文，必须严格按照上级公文主题词表及其要求拟制公文主题词，不可使用上级公文主题词表中没有罗列的或者废止的类别、类属词；下行文，可使用自定的公文主题词表中任何类别词、类属词。县级以下无条件的单位，下行文也可不使用主题词。（2）置放要求。主题词应置放在文件的末页背面抄送栏之上，顶格。“主题词”三字之后用。冒号”，“主题词”三字与类别词、类别词与类属词（词目与词目）之间相间一字空格。如：主题词：农业水土保持通知（3）字体要求。“主题词”三字和冒号用三号黑体字；词目（类别词与类属词）用三号小标宋体字。 20210311

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