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参考：　　高校**信息化网络管理研究　　文 摘 高校本科教育事业的发展，**信息化网络管理工作也要按照本科教学规律的要求，实现档案信息化网络管理。近几年来，高校**信息化网络管理工作虽然有了进步，但在档案信息化网络管理方面存在许多急需解决的问题。主要表现在：一是**信息化网络管理是一种事后行为，容易被人们所忽视。二是**信息化网络管理是一种无形劳动，容易不被人们所重视。三是**信息化网络管理是一种常规性工作，容易被其他行政事务所取代。针对这些问题，提出加强**信息化网络管理所应采取的若干措施。主要包括：一是要提高对本科层次系级教学档案信息化网络管理的正确认识；二是要按本科教学环节的不同要求做好系级教学档案收集、整理和归档工作；三是要提高系级档案信息化网络管理人员的综合素质；四是要按照信息化档案检索系统的要求，建立系级教学档案信息化网络管理信息化服务网络；五是根据教学档案信息化网络管理要求，建立系级教学档案资料索引的标准化和自动化；六是部门领导要重视和关心系级档案信息化网络管理工作，提高本部门教学档案信息化网络管理水平。这样做，有利于按本科教学规律的要求做好办公室档案信息化网络管理工作，有利于更好地维护本科教学管理秩序，有利于提高本科教学管理效率和服务质量。　　关键词 档案信息化网络管理 教学规律 信息化建设 管理效率 服务质量　　随着高校本科办学层次的不断扩大，**信息化网络管理工作也要按照本科教学规律的要求，实现档案信息化网络管理。近几年来，高校本科层次**信息化网络管理工作虽然有了明显进步，但在档案信息化网络管理方面还存在许多急需解决的问题。如**信息化网络管理是一种事后行为，容易被人们所忽视；**信息化网络管理是一种无形劳动，容易不被人们所重　　视；**信息化网络管理是一种常规性工作，容易被其他行政事务所取代。如果不注意解决　　这些问题，就有可能影响本科教学管理质量和学校教育事业的发展。为此，我们要加强对系　　级办公室档案信息化网络管理研究。这样做，有利于按本科教学规律做好**信息化网络管理工　　作，有利于更好地维护本科教学管理新秩序，更有利于提高高校本科层次教学管理水平和服　　务质量。　　1.正确认识**信息化网络管理的重要性　　在市场经济条件下，正确认识**信息化网络管理建设的重要性，不仅是市场经济发展的客观要求，而且也是为了适应经济全球化对高校教学管理的挑战。概括起来主要有三个需要。　　1.1它是遵循高校本科教学管理规律的需要　　任何事物在其运动和发展过程中，都有其规律性可循，本科高校教学管理也同样具有其规律性需要我们去认识和遵循。主要表现在：一是要求全面贯彻和执行党的教育方针，具体探索和实践符合时代发展的教育思想和理念。二是要坚持正确的人才培养方向，造就适应新世纪新阶段需要、富有时代特征和创新精神的社会主义建设者和接班人。三是要求不断加强教师队伍建设，促进教学与科研协调发展。四是要求正确实施有效的教学管理，把教学管理工作作为经常性的中心工作，在各个方面都要实现管理。根据高校本科教学管理规律的这些要求，加强**信息化网络管理研究和建设，是一项重要的基础性工作，必须引起我们高度重视。　　1.2它是维护高校本科教学秩序的需要　　根据本科教学管理规律的要求，必须把教学改革作为高校各项改革的核心，把提高教学质量作为首要任务。一是要研究教学管理规律，改进教学管理工作，提高教学管理水平。二是建立稳定的教学秩序，保证教学工作正常运行。三是加强教学基本建设，创造良好的教学环境。四是研究并组织实施教学改革，把教学改革成果渗透到人才培养模式中去。五是努力调动师生教与学的积极性，提高质量意识，增强教学的有效性。但是，这些要求都离不开**信息化网络管理的支持作用。　　1.3它是提高高校本科教学管理效率的需要　　在教学管理上，专科与本科的区别主要表现在协调管理的方式上。从全日制普通专科高校看，专科教学管理以刚性为主，突出规范性、但缺乏弹性和宏观管理理念。例如，教学中的各个环节的任务基本上都由学校教务部门全部承包，教务部门非常辛苦，而系部却没有相应的教学管理权，职责不明确，容易引起工作上的矛盾和误解；从全日制普通本科高校看，本科教学管理以刚柔兼容为特点，突出以人为本，建立了校系两级动态管理机制。在教学中的各个环节，实行分解管理和目标管理责任制，有分工有合作，形成权责明确的管理体制。这种特点决定了我们在本科教学管理过程中，更需要学籍实行档案信息化网络管理，才能提高对本科教学环节管理、日常教学管理、学籍管理、教学质量管理等全过程教学管理的效率。　　1.4它是强化高校本科教学管理信息化的需要　　在21世纪这个新的时代里，信息化已成为社会发展的三大支柱（信息、能源、材料）之一。信息资源成为国民经济和社会发展的战略资源，信息产业是经济发展的战略产业，信息技术是当今新兴的生产力，这些信息的产业化、经济化和社会化的多层次更递与转换的基本特点，客观上要求高校在科研成果、人才聘用、过程管理、政策法规实施、专业建设与发展动态等方面，必须重视本科层次学籍教学档案信息化网络管理信息化研究。因为，高校不仅是信息的源头和集散地，而且也是最大信息用户群和信息价值的实践者。随着本科教学管理信息的普遍化和高度化，原有的管理方式正在发生变化，这就决定了高校整个教学管理过程都需要大量的信息才能做出准确的预测和决策，才能使管理者在教学管理中实行科学决策。正因为如此，管理信息化在**信息化网络管理活动中，具有举足轻重的地位。　　2.客观分析**信息化网络管理面临的问题　　近几年来，我国高校在**信息化网络管理方面虽然取得了显著成绩，但由于市场经济尚处在初级阶段，决定了我国高校在**信息化网络管理建设方面还处在不成熟、不完善阶段，而且面临着许多急需解决的困难和问题。突出表现在：　　在教学档案信息化网络管理行为方面，最突出的问题表现在：一是**信息化网络管理是一种事后行为，容易被人们所忽视。由于**信息化网络管理涉及到教学、科研、学生、对外联系等多种文献资料，是为了实现某项计划或一定目标而形成的文献，当某项计划或一定目标实现以后，由此而形成的文献资料往往不被人们所重视，错过及时整理和归档的大好时机，造成文献资料的丢失，这种情况在许多高校中不同程度地存在着。二是**信息化网络管理是一种无形劳动，容易不被人们所重视。由于学籍不是职能部门，是一种为教学科研和**的管理行为，其档案信息化网络管理也成为一种无形劳动，难以用固定形式加以评估，因此人们认为**信息化网络管理很轻松，谁都可以去做，这就导致了在用人上的随意性，进而影响了**信息化网络管理水平和效率的提高。三是**信息化网络管理是一种常规性工作，容易被其他行政事务所取代。由于机构设置方面的原因，教学院系机构一般都没有把办公室行政工作和档案信息化网络管理工作分开来，有的学籍虽然有专职资料员，但由于同在一个办公室系统工作，其职责也经常混淆，常常被其他行政事务所取代，难以全心投入档案信息化网络管理工作。因此，**信息化网络管理经常处于不规范的无序状态。　　在教学档案信息化网络管理手段方面，最突出的问题表现在管理手段上缺乏科学性。按照办公自动化、管理科学化的要求，在教学档案信息化网络管理方面应当采取现代化手段，而目前有些高校在教学档案信息化网络管理方面仍实行原始的手工劳动方式，特别是在编制目录索引的方法上，还没有很好地通过计算机这种现代化手段进行编制《档案目录索引》，在很大程度上影响了**信息化网络管理效率。在**信息化网络管理中，《档案目录索引》非常重要，因为它具有清晰、易查、使用方便等优点。如果忽视《档案目录索引》的编制，在档案信息化网络管理上就会带来许多不方便。如以**为例，目前学生**材料不统一，而且是散页的，有些材料甚至是缺损的，查找起来就比较麻烦，需要把全系所有的历届学生的学籍款目全都要浏览一遍，挑出相关款目，这样做既费时又费力，影响工作效率。因此，要采取现代管理手段编制《档案目录索引》，便于查找，提高教学档案信息化网络管理检索效率。　　在教学档案信息化网络管理信息化方面，最突出的问题表现在：一是高校由于长期受计划体制的影响，缺乏市场意识、服务意识和信息意识，在一定程度上导致了信息资源开发、服务与市场需求相互脱节的现象。近几年来，尽管有些名牌高校加大了管理信息化改革力度，但从整体上看，仍然比较突出，不少部门往往只重视设施、装备、技术的投入，很少关注管理信息化数据库的建设，使得对信息资源的开发和利用缺乏应有的力度。二是不能完全按照市场需求来开发索引信息资源领域，开发系统本身缺少应有的以用户为目标的价值尺度，更不能及时地掌握用户的需求及其变化，使管理信息化缺乏针对性和实用性，同时也造成信息资源开发和利用过程中的盲目性和浪费性。三是不能严格按照时间节约规律的要求，把握信息资源开发和服务的时效性，特别是不能真正地依据现代科技信息网络来及时、迅速、准确地开发信息资源，难以形成信息资源开发和服务功能的多元化、信息产品的规模化、组织系统的网络化、操作手段的自动化等立体型体系，难以全面显示管理信息化在高校管理中的应有作用。这样，高校管理在市场经济日益激烈的竞争中就难以掌握管理主动权，难以获取最新、最快、**确的信息，如管理信息、金融投资信息、开发新产品信息、人才信息、技术交流信息、无形财产转让信息、政策法规信息、市场动态信息、供求状况信息、消费趋向信息、经济波动信息、产品质量信息、竞争环境信息等。尽快解决这些问题，对于加强**信息化网络管理建设，具有重要意义。　　3.对加强**信息化网络管理建设的若干建议　　高校教学档案是教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的具有保存价值的教学文件材料，必须进行层次性管理，尤其是学籍有责任管理好教学档案。为此，要做到以下几点：　　第一、要提高对本科教学与档案信息化网络管理关系的正确认识。从高校发展的实践看，建立和完善**信息化网络管理，是保障专业教学工作中心地位、促使教学工作顺利开展、提高教学质量的根本保证。为了加强学籍教学档案信息化网络管理建设，充分发挥教学档案在教学管理过程中的积极作用，我们要按照市场经济的客观要求，不断提高加强学籍教学档案信息化网络管理意识。长期以来，学籍教学档案信息化网络管理的功能作用，在我国许多高校还未得到应有的重视，尤其是在一些高校学籍管理工作中，一直被领导或行政管理人员看作是行政工作的一部分，甚至被认为是可有可无的工作而搁到一边，导致了许多较高知识价值的信息资料不能实现其使用价值，直接影响学科建设、专业建设、课程建设，这种无形损失是非常可惜的，应当引起我们的高度重视。　　第二、按本科教学环节的不同要求做好教学档案收集、整理和归档工作。本科教学有许多环节，都有资料需要收集、整理和归档。主要有：一是综合教学档案信息化网络管理。综合教学档案分永久保管、长期保管和部分永久保管、部分长期保管。永久保管的综合教学档案有：教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指标、规定、办法等。长期保管的综合教学档案：上级下达的有关教学文件材料、非学历教育的培训班、进修班材料、统计表、**会材料等。部分永久保管和部分长期保管的综合教学档案有：学校教学计划、实施计划、有关教学的规章制度及会议记录、调研报告、总结、教学调查、评估和各级优秀教学质量评奖材料（包括评估标准、评优汇总、评估结论等）。二是教学计划与教学研究档案信息化网络管理。教学计划与教学研究档案分长期保管和短期保管。长期保管的教学计划与教学研究档案有：教师任课安排、教案、教师工作量核算、登记材料、教学经验总结、研究论文、教学改革和教学研究成果评审、奖励材料等。短期保管的教学计划与教学研究档案有：课堂教学材料、教学运行表、优秀实习报告等。三是教学档案的预立卷。系部根据教学文件规定的要求，编制文件材料预立卷类目。部门档案员应坚持按制度做好收发文件登记，随时将办理完毕的文件，按文件材料预立卷类目分类存放。学籍类文件材料以学生毕业时的年度“届”为单位积累。综合档案室随时了解、督促、检查部门档案员做好文件材料的积累工作。同时应把教学文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入教学管理工作程序，纳入有关人员的职责范围，做好材料的收集、整理、立卷工作，确保教学档案的完整、准确、系统。四是凡是归档的材料，要写明材料的作者和形成日期，应做到书写材料优良，字迹工整，图样清晰，有利于长久保存，对不符合要求，质量低劣，影响利用的文件应及时采取补救措施，严禁用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。归档的教学文件材料，必须保证完整、准确、系统。五是整理组卷。要在积累的基础上按档案材料类型分别组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷。注意分清年度，不可混年立卷。卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后。印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。同时，还要拟定案卷标题。　　第三、要提高学籍兼职档案信息化网络管理人员的综合素质。目前，许多高校学籍没有专职档案信息化网络管理人员，一般都是由行政人员来承担兼职档案信息化网络管理员，他们中绝大多数没有经过专门培训，档案信息化网络管理水平不高。因此。需要通过多种途径对他们进行专门培训，不断提高他们的综合素质。根据档案信息化网络管理的要求，确定兼职档案工作人员的职责：一是要认真学习、执行档案工作的政策法规，加强业务学习，增强工作责任性。二是坚持平时分类预立卷归档工作，每年初根据文件材料归档范围将本部门形成的不同内容与载体的文件材料，预立卷类目并编号，并便平时归卷时对号入座，方便查找利用。三是负责本部门文件的形成、积累、保管、整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料齐全、完整、系统，反映本部门工作情况，维护本部门的历史真实面貌。四是应按“文件材料归档范围”收集完整的要求，及时做好文件的收发、登记、工作，文件的借阅要严格实行登记、**手续，如遇文件短缺，承办手续不完备，不符合要求等情况，应补办齐全、及时收集，以保证文件的完整确切。五是做好文件的催办工作，凡是经承办人员处理完毕的文件要及时收集，并检查承办情况是否已经注明，搞好平时归卷，使文件材料管理有条不紊，便于查找利用。六是主动接受院档案室的业务指导、督促与检查，提高档案的案卷质量。同时要不断学习档案专业业务知识，参与学院档案工作参评活动。调动工作时，应办理文件材料移交接手续，并报学院综合档案室备案。　　第四、要按照信息化档案检索系统的要求，建立学籍教学档案信息化网络管理信息化服务网络。建立教学档案信息化网络管理信息化服务网络，是为了在高校达到教学档案信息化网络管理信息资源共享的目的。目前，随着市场经济的发展，社会对信息资源的需求已逐步向浓缩化、定向化、深层化方向发展。在高校如果没有教学档案信息化网络管理信息化网络，信息资源就不能发挥应有的作用。建立教学档案信息化网络管理信息化服务网络的意义，在于通过网络可以联结分散于各处的信息系统，使所有教学档案信息化网络管理信息资源能为需要它们的所有人共享，使得高校广**生能够克服地理位置和其他时空条件的局限而更好地协调了解学校教学管理信息和各种要求。因此，教学档案信息化网络管理信息化服务网络的建立，不仅要开发定期咨询服务、充分利用现代信息技术来开发光盘、联网检索和信息查询服务，而且还要充分挖掘信息资源自身的累积性、综合性和数据性等优势，使现有的信息资源被激活、被利用，使相关信息重新得到优化组合，发挥出优势效益。当前，在教学档案信息化网络管理信息化服务网络中，特别要针对信息用户对学科建设、管理决策、师资培养、学术研究、学生就业和综合性论证等方面的信息需求状况，要及时地调整信息开发服务项目，及时地调整供求结构，增强综合开发信息资源的能力，为用户提供更多的优势信　　息产品，从而更好地促进用户和信息资源的紧密联系和有效结合，提高教学档案信息化网络管理信息资　　源共享率。　　第五、根据教学档案信息化网络管理要求，建立学籍教学档案资料索引的标准化和自动化。我国文献资料工作标准化进展较快，先后制定了《文献主题标引规则》（gb3860—83）、《检索期刊编辑总则》（gb3468—83）等，但有关教学档案资料索引标准化几乎是空白。其他许多**都非常重视适应高等教育管理需要的文献资料索引标准化工作，早就制定了一系列索引编制出版标准。如许多**规定，不仅仅工具书必须配备索引，学术著作和教材，也应备有相应的索引。在国际上，制定有专门的索引标准，如《索引的内容、组织和表示》（**o /cd99），而且在许多文献资料工作标准化中包含着教学档案资料索引标准化的的内容。因此，制定我国索引标准化，已是刻不容缓的问题。制定索引标准化一般要包括两个方面内容，一是要制定**统一标准，如对索引的结构、编制规定、款目结构、版面设计安排等方面必须作出明文规定，适应全国统一的市场经济发展的要求。二是要制定各类索引的编制规则，如对主题索引结构、主题标目的选取、主题词表的选定、标引深度、款目结构、著录格式等方面均须作出具体规定，要与教学档案信息化网络管理要求相适应。此外，在健全教学档案信息化网络管理索引标准化的同时实行教学档案信息化网络管理索引编制自动化，提高索引编制效率。凡是从事教学档案信息化网络管理工作的同志，都深感索引编制工作是十分繁琐的、但又是必须要做的。我国目前的索引编制工作基本上仍是传统的手工方式，如抄卡片等，既费时费力，又不能很好地保证质量，很难满足教学与科研管理上的需要。因此，必须采用计算机等现代技术设备，加快计算机编制索引开发的系统、研制和推广应用工作，实现索引编制工作自动化。　　第六、部门领导要重视和关心档案信息化网络管理工作，提高本部门教学档案信息化网络管理水平。主要有：一是　　有关部门领导应把教学档案信息化网络管理工作列入行政管理工作议事日程，加强对教学档案信息化网络管理工作的指导，并配备具有一定管理水平、且又有责任心的兼职档案信息化网络管理人员。同时，要制定相关制度，依法加强对教学档案的收集、整理、立卷、归档工作。二是档案信息化网络管理负责人要认真学习有关档案工作的各项法令、政策和规定，严格遵守本院的规章制度。建立本部门档案工作岗位责任制和考核制度，并定期检查。三是部门领导要指导兼职档案信息化网络管理人员，认真做好本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，并保证案卷质量。对兼职档案信息化网络管理员在工作中碰到的实际困难，要帮助他们解决对取得成绩的兼职档案信息化网络管理人员要进行鼓励和表彰。四是各项工作要与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结验收档案信息化网络管理工作。三是还要建立一套有利于严格检查的监督机制，真正把学籍教学档案信息化网络管理工作纳入法制轨道，保证学籍教学档案信息化网络管理在高校教学管理中发挥出应有的作用。　　总之，在高校本科层次办学过程中，要重视**信息化网络管理工作，正确分析学籍在档案信息化网络管理方面存在的问题。同时，要针对问题制定加强**信息化网络管理的若干对策。只有这样做，才能按本科教学规律的要求做好**信息化网络管理工作，不断提高本科教学管理水平和服务质量，从而为学校教学改革与发展提供基础性保证。　　参考文献　　1 李进：《上海普通高校教学管理工作指南》高等教育出版社，2000年版。　　2 张耀东：《市场经济条件下社科信息资源开发的几个问题》《浙江社会科学》，1999年1　　期。　　3 仍 然：《论信息化建设与知识经济》《社会科学研究》，1998年6期。　　4 陈昭楠等：《我国工商企业信息需求及对策研究》《情报资料工作》1998年6期。　　5 周 翰：《社会科学领域中的信息化建设》《**社会科学》，1998年5期。　　6 参 阅：《干部信息化知识读本》《文汇出版社》2000年版。　　7周肇光：《市场经济体制比较与对策》安徽大学出版社，2002年版。　　8 代蕊华：《高校的教学、科研及其评价》《高等教育研究》2000年1期。　　9 刘振天：《提高质量：21世纪高等教育改革与发展的主旋律》《高等教育研究》2000年　　1期。　　10 石亚军：《我国高校内部管理体制改革的问题与对策》（《教学与研究》2000年4期）　　作者简介：龚小青，女，（1956年——）江苏海门人，馆员，现任上海金融学院金融系办　　公室主任，**索引学会理事，研究方向： 图书情报与档案信息化网络管理学。　　另外，可结合这篇： 20210311