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应用文写作概述——明确概念、认清特点、把握语体特点1、概念：应用文是党政机关、企事业单位、人民团体和个人在日常工作、学习和生活中处理公私事务时使用的具有实用价值和固定格式的文体。对应用文的认识，应从两方面考察，一是从文章的功用来看，应用文从产生到发展都是以应用为目的的，或用于处理公务，或用于个人事务，这一点，使它鲜明的区别于以审美为主要功能的文学作品；二是从文章的表现形式上看，应用文较之于其他文体，有着更为严格的写作格式，语言文字也较简明通俗，这一点是与它功能上的实用性相适应的。[**：应用文写作]应用写作是写作学的一个庞大的家族，源远流长。我们甚至可以说，应用写作是写作学的鼻祖，其他类型的写作比起应用写作是晚之又晚了。文章起源于应用，最早的文章是为实用而写的。以我国商周和秦汉时期为例，文章的实用性非常明显。殷商时代的甲骨卜辞、商周时代的钟鼎、铭文，可算是我国最早的应用文，这些刻在龟甲和钟鼎上的文字，是**的治国之道、行政纲领、信仰教条，是**管理的大典。这正如我国早期的古籍《周易.系辞下》所言：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察”。（书契是一种社会契约，可以说是最早有文字记载的法规，也便是应用文）。所以说，从有了文字开始也便有了应用文的写作，应用文的实用性的特点也便伴之而生。一直到两汉时代，除了诗和赋以外，还没有专门供欣赏的文学作品，那时人们的审美意识都反映在实用上，有用就是美。如李斯的《谏逐客书》、晁错的《论贵粟书》、诸葛亮的《出师表》，都是给皇帝的奏折，都是应用文。这些应用文，在历史上发挥了重要的作用：正是李斯的《谏逐客书》，才使秦王重用客卿，完成了秦的统一大业；正是晁错的《论贵粟书》，才使汉文帝重农抑商，达到了“文景之治”；正是诸葛亮的《出师表》，才促使后主刘禅决心北伐，振兴书函，以图中原。这些历史功绩，都是通过应用文而实现。可以说，在某些关键时刻，一篇应用文可以扭转一个时代的方向，改变一个**的命运，决定一个民族的兴衰。所谓“一言可以兴邦，一言可以丧国”。2、特点：第一， 功能上的实用性。应用文的产生源于社会发展和社会生活方方面面的实际需要。**出现，需要政事管理，出现公文，有了商品交换，契约文书应运而生；社会进入法制阶段，便产生了诉讼文书……实用性是应用文最为根本的特征和生命之所在。应用文是据以办事的工具，它既有明确具体的实用目的，又有明确、固定的使用对象。第二， 内容上的真实性。应用文的实用性是以真实性为基础和前提的，失去真实性，应用文就失去了价值和意义，甚至会造成重大的破坏性影响。举例：据报载，某地表彰了一位县委书记拒收礼品，下乡巡视坐大头货车的廉洁事迹。其后在记者跟踪采访之下，才发现“拒收礼品”和“坐大头货车下乡”的情节虽然是确有其事，但拒收礼品的原因却是该县委书记第一次坐豪华卧车下乡巡视至第五个乡镇时，所收的礼品就已经放不下了，当然只能“拒收”，而所谓“坐大头货车下乡”的原因则是该县委书记接受第一次坐豪华卧车礼品装部下的教训，第二次下乡便改坐货车以便多装一些。试想，依据那样以偏概全的不真实的事实写出的表彰决定还有什么价值和意义，它所起的作用只能是负面的。所以说，真实是应用文的生命，失去了真实性的应用文是没有价值和意义的。第三， 形式上的程式性。由于社会交际的需要，应用文的文体形式不断完善和充实，在结构形式、语言表达上形成了一些惯用的格式，在有些公用文书的办理上也形成了一定的程式，这就是应用文的程式性。这些程式化的东西，有的是约定俗成的，如信函、请柬的写法；有的是由**权威行政机构做出统一规定的，如行政公文的格式及写法，都是由《**行政机关公文处理办法》规定的，这个规定，1993年由**办公厅发布，2000年由**发布，体现了高度的统一性。还有的是由行业约定，如经济应用文的写法、建筑行业的招投标书、司法应用文中的**状、上诉状、申诉状等都有具体的要求和约定。第四， 时限性。应用文的写作是服务于生活和工作的实际需要的，是为解决实际问题的，所以要在一定时限内完成，这就是它的时限性。这其中包括两方面的内容：一方面从应用文发挥作用的角度说，它有一定的时限性，应用文在一定时间内有效，过了时间就不再有效，时间短的如开会的通知，会议结束了通知就失效了，长的如行政法规、规章，最长的是**的根本**《宪法》，当下一部《宪法》**后，原来的就只有保存的价值了。另一方面，从应用文的撰写的角度来说，它也要讲究时限性，在规定的时间内完成应用文的撰写，否则，就影响了工作。[**：应用文的作用]教材中，对应用文的作用列举了很多方面，诸如指挥管理作用、行为规范作用、联系交流作用、凭据证明作用等，还有一些别的说法，基本大同小异。2002年第5期《应用写作》杂志刊载程朝阶的文章，认为应用文的主要作用就是“管理功能”，他认为，在管理领域，决策管理是目的，应用写作是手段，从某种意义上说，应用写作是管理活动的拓展和延伸。这一说法，体现了人们对于应用写作作用的重新认识，也是符合应用写作的实际的。张德实在他编写的《应用文写作》教材绪论中说“进入21世纪，社会各方面的发展速度越快，各种信息量就越大，社会用人对撰写应用文的能力就越重视。应用文的写作水平也在相当程度上反映着管理部门或单位处理日常事务工作的质量和效能。因此，各行各业为了满足工作的需要，也必须重视提高工作人员的应用文撰写能力。能否得心应手的撰写应用文，已经成为衡量工作能力的重要标志之一”由此，我们可以看到学习应用文写作的重要性。作为一个社会人，应用文是他与社会进行交流与沟通的工具和渠道，作为一个单位或部门，应用文是其进行有效管理和高效运转的工具和手段，从这个意义上说，作为一个准备进入社会的学生来说，应用写作是基本功，非得练好不可。3、、应用文的种类：从广义的角度来看，应用文分为公务文和私务文，这是从公文的使用者来区分的。我们学习的基本上是公务文的写作，所以，我们继续对公务文进行分类，基于这一点，我们使用的教材，把公务文分成行政公文、公关文书、事务文书、经济文书、法律文书、科技文书。还有一些分法。浙江大学人文学院教授李孝华在对内地、港、澳、台的公文分类进行归纳后认为，按照公文使用范围，可将公文分为两大类，即通用公文、专用公文。通用公文分法定公文和事务公文两类；专用公文分司法公文、外交公文、军事公文、财经公文、科教公文五类。公文：通用公文：法定公文：**《行政机关公文办法》13种 事务文书 计划、总结、调查报告、简报、办法、细则、章程专用公文：司法公文 军事公文 外交公文 财经公文 科教公文应用文写作的重要性是需要得到重视的，否则，便会出现错误。请看《应用写作表达失误举隅》大学高材生写寝室公约某大学中文系有个高材生，自告奋勇为寝室写一个《寝室公约》。他一下笔就大抒其情“啊，亲爱的同学们，我们终于从五湖四海来到一起了，在这阳光灿烂、层林尽染的时候，我们应者璀璨的朝霞，来到这风景秀丽的地方。我们的心情象大海里的波涛一样，久久不能平静……”。寝室公约是一种兼有契约和告示性质的应用文，语言应以“平实”为主，内容要实在，它与抒发性情、强调文采的文学作品是不一样的。这为高材生虽然有较高的文学水平，却没有掌握应用文章的写作。正如刘勰所说“才冠鸿笔，多疏尺牍”（文才很高，却不熟悉应用文章的写作程序）也是不行的。学校无米吃，快拿稻草来从前，有一胡姓人家有个儿子叫胡度，在离家几十里的一所学馆读书，有些什么事，多是书信来往。胡度每次收到家中来信，都说他写信罗嗦，要他写简短写。有一次，胡度从家中带来的米吃完了，想要家中送点米来；天气转凉，睡光板床太冷，想要家里送点稻草来；很久没有回家了，有些想家和挂念父母；又听说学堂附近正在发猪瘟，想知道家里喂养的猪怎样了。对这些事，他想写在一封信里，又怕写长了，思来想去，终于还是写了一封信：“学校无米吃，快拿稻草来。此地发猪瘟，不知父母如何？”胡度给我们提供了一个教训：应用文写作虽然要求简练，但更要求准确。无论你怎样追求简练，都不应以牺牲表意的准确为代价。红豆生南国厂里新分来一位大学生，爱上了同厂一位温柔漂亮的女工，就在一张贺卡上抄了王维的《相思》送给这位女工：红豆生南国，春来发几枝。愿君多采撷，此物最相思”。借此表达自己对她的爱慕。女工文化不高，不解其意，拿去问别人，别人把这件事给传出去了，使女孩很难堪，大学生的求爱自然失败了。写情书，自然要考虑对方的文化素养，以对方能够理解的话去表达自己的爱慕心情，才能收到表达效果。其他写作也是这个道理。1928年1月5日，红军解放了井冈山东南的遂川县，决定公布一个《施政纲领》，其内容共30条，包括**、经济、军事、文化、生产和人民生活等各方面。考虑到当地许多劳苦大众不识字，草案上原来写的“废除聘礼，反对买卖婚姻”，改为“讨老婆不要钱”；原来写的“反对虐待儿童”，改为“反对大人大小孩”；原来写的“废除债务”，改为“借了土豪的钱不要还”……这些改动都是很好的。事实证明，改动后的《施政纲领》收到了预期的宣传效果。**入口处有条标语北京八宝山公墓的**入口处，曾贴有这样一条表与“经济搞上去，人口降下来”。这条标语贴在别处没有问题，贴在此处让人苦笑不得。由此看来，表达也还有个环境、处所的问题。陆文夫成了“**犯”《xx周报》1985年10月27日第二版登载了《盲到何时》一文，内容登载如下：一天，陆文夫突然收到一家与他毫无文字关系的报社寄来的五百元汇款。原来，使该社的会计**所得，请他代为保存。陆文夫即将此款交给**部门，结果收到这样的一张收条“兹收到作家陆文夫交来**款五百元整”。一张便条，使陆文夫成了“**犯”，真让人啼笑皆非。这大概可视为忽视应用文写作而产生不良影响的最生动、最典型的例子吧。（2001、4 周探科 湖南省篓底师专中文系副教授）以上事例说明，应用文表达具有强烈的语体特点，所谓语体，就是人们在实现语言交际功能的过程中，由于语言环境的不同，逐渐形成了各具特定表达风格和语感色彩的语言体系，这就是所谓“语体”。如果不符合应用文表达的要求，就是表达失体，例如：一位本科大学生工作后写的第一份会议通知是这样的：重要会议，请君出席全体职工同志们：啊，今天的会议该是多么重要啊！大家一定会群情振奋，踊跃参加的。地点就在宽敞明亮、让人爽心悦目的东二楼大礼堂。时间是午睡后精力充沛、神清气爽的三点整。预知会议内容多么重要，开会以后自见分晓。xx市经委办公室xxxx年x月x日让人读后笑掉大牙。作者不懂应用文体的语言规范和表达要求，误将文学语言以及抒情、描写、悬念等艺术手法滥用到分外讲究庄重色彩的公文写作中。语体依照语言传播方式的差异划分为口语语体和书面语体两大类。书面语体又可依据书面语言在不同文体中的表达风格划分出四个类别：文学语体：用于文学体裁，以形象性为本，含蓄、精美、形象、生动；政论语体：用于**性、思想性论文、论著，以逻辑性为本，严谨、绵密、雅洁、鲜明科技语体：用于科技论说文、论著，以科学性为本，精确、清晰、平拓、通俗事务语体：用于应用文体，以实用性为本，庄重、平实、准确、简明要让语言表达符合规范，就必须分清具体的语言环境，明确各种语体的基本特征，不然就会“失体”。应用文章的基本功能在于“实用”，写作意图在于“达意”，一般不用传情，写作内容主要在于“言事述理”，一般不在于“描人绘景”，除书信、演说词、艺术性广告等少数文种外，应用文章一般不采用抒情与描写手法，仅以叙述、说明、议论为基本表达方式。应用文中的叙述，具有“直陈性”特点，主要使用顺叙和概叙，一般排斥倒叙、插叙和详叙手法。应用文中的说明，具有“提要性”特点，概括说明要点，一般无需做多侧面、多方法的解说。应用文中的议论，具有“简捷性”特点，直接据事说理，一般不做理论上的论证。这就是应用文体在表达方式的选择和使用上区别于其他文体的基本特征。三种表达方式在不同文种中表达的侧重点不同：调查报告、工作报告、情况报告等主要陈述情况，以叙述为主；决定、决议、会议报告等，常要表明观点、做出论断，常以议论为主；通知、通告、公告、计划、规章之类，常用来知照某种情况，提出某些要求，常以说明为主除了语体上的特点外，应用文的用语也有比较特殊、规范的要求，主要有以下几方面：1、 使用合乎规范的书面用语，一般不用口语、方言或俗语。2、 适当运用文言词语，使公文庄重、精炼。如，为荷、悉、收悉、业经、兹等3、广泛使用专用语，公文专用语是指那些在公文中使用频率较高的、用法比较固定的词语。如，开头用语：根据、据查、遵照、按照（写依据时用）为了、由于（写意图时用），关于、兹（协主旨时用）称谓用语：第一人称：我（本）校、第二人称：你、贵；第三人称：该引叙用语：接、前接、收悉等经办用语：经、业经、兹经综合过渡用语：为此、对此、据此等表态用语：同意、照办、可行、准予询问用语：是否、妥否、请批示等结尾用语：特此报告、现予公布、为妥、为盼这些语言表达上的特点的形成，是由应用文实用性的特点决定的，是在实践中不断积累起来的。同时，应用文在表达中更应该注意其用语的准确、严谨，正所谓“一字入公文，九牛拉不出”。下面看几个例子：多音字惹的祸章某1996年2月向朋友贾某借了5500元钱，并打了借条。4月她还了4500元，还钱时，她让贾某给写了条字。贾某在原欠条上写到“章某还欠款4500元”，时间是1996年4月。谁知当年7月，贾某一纸诉状把章某推上了被告席，称章某2月从其手中借人民币5500元，在4月还款1000元，对尚欠的的4500元拒还。在庭审中，章某说“还”字读还（huan）,意思是还款4500元，而贾某说该字读hai，意思是尚欠4500元，到底读那个音，法庭一时难以分辨，因贾某有章某向其借款5500元的欠条，章某又不能提供充分的证据证明自己还款4500元，因此法庭判章某败诉。贷货不清 有口难辨甲公司投书**，状告乙公司，状书中称：乙公司曾因**困难，向甲公司贷款8万元整，因甲、乙公司当时关系好，乙公司也口头答应尽快还款，故未定利息，现乙公司长期拖欠不还。我国法律规定，企业间资金拆借属违法行为，但其本金应归还出借人，利息收归国有。甲公司要求**查清事实，依法强制乙公司归还贷款。甲公司出具乙方一手写的收据，收据上写道：今借甲公司贷款8万元（现金），年月日，签字，盖章。乙公司到**答辩，竟称从未向甲公司贷过款，并说出了另外一种经过：乙公司曾向甲公司供货，双方谈好价格10万元。甲方支付8万元（现金），余2万元做质量保证金。如无问题，甲方支付余款，如有质量问题，从余款2万元中折抵。后确因货物有质量问题，甲方扣下余款2万元。当**让乙方辨认证据时，乙方承认此收据是其向甲方出具的，但不是贷款，而是货款。问及双方是否订有其它贷款或合同时，双方均说没有。因收据是手写，很难辨出是“贷”还是“货”。在这种情况下，**很难判定此案。应用文的语言要严谨而富有使用价值如这样的语言：全市幅员6426平方公里，所辖一区二市六县。全部环绕在北京天津周围。这里的一、二、六都是实指。而“一声梧桐一声秋，一点芭蕉一点愁，三更归梦三更后”（元.徐再思：《双调水仙子.夜雨》里的“一”指少。又如：中华人民共和国声明：收回**地区（包括**岛、九龙和新界，以下简称**）是全**人民的共同愿望，中华人民共和国**决定于1997年7月1日对**恢复行使**“（中华人民共和国**与大不列颠及北爱尔兰联合王国**关于**问题的联合声明）在“**地区”后加括号注解是非常必要的，这样可以避免在行使**时因理解上的差异而带来麻烦。但张爱玲在《倾城之恋》中对故事发生地的**，就没有界定，也没有必要界定。因为读者关心的是作品人物流苏和柳原在特殊背景下产生的恋情以及流苏作为离婚女人在娘家的被排挤处境，至于故事发生地对读者无关紧要。应用文中还必须使用规范用语，如表达夫妻关系的称呼，只能用丈夫、妻子或爱人（**用法），这是法定关系的客观表述，而不可向文学作品或生活中那样用“我媳妇”、“她老公”“他们那口子”，等用语。 20210311