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“通用档案管理系统”的设计与实现 贺元成1 温怀玉2 （， 四川泸州646005） 摘要档案是科学知识的宝库、是文化的积累和沉淀，是统计分析的第一手资料，是研究决策的权威 依据。随着计算机技术在档案管理领域中的广泛应用，档案系统的通用性，灵活性、可扩展性 成为最关注的问题。本文提出了动态档案结构的概念，系统没有固定的档案数据库文件、数 据库结构和数据库类型，在运行过程中根据使用单位的需求动态生成档案结构，实现了在一 个数据库字段内存取任何类型电子文件，并自动从数据库提取、识别和运行电子文件的方法， 实现了档案管理系统软件的通用性，具有良好的应用推广应用价值。 关键词档案管理；通用性；动态管理；电子档案 建立基于计算机网络的档案管理信息系统，形 成一个现代化的集档案数据采集，加工、存储、检 索、输出和发布于一体的档案数据处理中心，是实 现各单位档案信息管理标准化和现代化的前提条 件，是提高档案管理效率、提高档案服务水平的根 本途径。“通用档案信息管理系统”软件的研发促 进了档案管理部门以新的观念、新的制度、新的模 式与手段开展档案信息管理工作。软件实现了档 案信息管理电子化、网络化，增强档案管理的科学 性，规范性和易操作性，改变了传统繁琐的档案管 理模式。该软件的通用性设计避免了各类型档案 系统的重复投入开发，具有良好的应用推广价值。 1 系统的需求分析 “通用档案管理系统”主要研究通用的档案管 理信息化解决方案，研究各单位各行业档案系统 的普遍特征，研发适合各类型层次单位的档案信 息管理系统软件。在综合档案 管理的基础上，通过通用性的研究，将该系统的可 应用拓展到其他单位或者行业的档案信息系统建 设，以期提高地方档案工作信息化水平，系统主要 应解决以下关键问题。 （1）开发“档案信息管理系统” 主要研究档案的整理与组卷、档案归档管理、 档案内部与远程查询、电子文档的管理、打印编 目、借阅管理、统计分析等功能的设计与实现，全 面实施档案管理微机化管理，增强其科学性、通用 性、规范性和易操作性。 （2）开发“公共档案web 发布系统” 对需要让公众查阅或对外交流的档案通过互 联网web 页面进行发布，做到经济高效、方便快 捷。 （3）加强通用性研究，促进推广应用 由于该软件具有较高的推广价值，系统特别 注重通用性的研究，以减少重复开发，节约人力物 力和财力。以的应用为起点， 直至推广应用，促进本地区及周边地区档案信息 化的建设。 （4）总结经验、技术创新 系统看法过程中注重开发经验的总结和开发 技术的创新，为开发类似的信息管理系统提供借鉴。 2 系统研发的原则 通过考察大量的管理信息系统开发实践总结 基金项目：四川省软科学项目（05zr025-12，2007r16-005）、重点课题（2006a170）和泸州市重点科技项目 (泸市科[2006]21 号、泸市科[2007]27 号)资助 作者简介：1 贺元成（1965 ），男，硕士，教授。主要研究方向：机械工程，信息化。 2 温怀玉（1977 ），男，硕士，高级工程师。主要研究方向：软件工程。 “通用档38 案管理系统”的设计与实现2007 年第4 期 出系统开发中应遵循的基本原则，遵循这些原则 可以提高管理信息系统开发的成功机会。这些基 本原则如下： （1）针对性原则 档案管理信息系统的目的是及时、准确地收集 档案的数据并加工成信息，保证信息的畅通，为单 位各项决策、经营、计划、控制活动提供依据，因此， 在系统开发的整个过程中，开发人员应始终与用户 保持密切联系，不断地、及时地了解用户的要求和 意见，这是开发工作取得成功的必要条件之一。 （2）实用性原则 实用性是系统开发所要遵循的最重要原则， 系统必须满足用户管理上的要求，既保证系统功 能的正确性又方便实用，需要友好的用户界面、灵 活的功能调度、简便的操作和完善的系统维护措 施。为此，系统的开发必须采用成熟的技术，认真 细致地做好功能和数据的分析，并充分利用代码 技术、菜单技术及，力求向用户提供 良好的使用环境与信心保证。 （3）系统性的原则 管理信息系统是综合信息管理的软件系统， 有着鲜明的整体性、综合性、层次结构性和目的 性。它的整体功能是由许多子功能的有序组合而 成的，与管理活动和组织职能相互联系、相互协 调。系统各子功能处理的数据既独立又相互关 联，构成一个完整而又共享的数据体系。因此，在 管理信息系统的开发过程中，必须十分注重其功 能和数据上的整体性、系统性。 （4）创新性原则 管理信息系统的功能不是简单地用计算机模 仿传统的手工作业方式，而是发挥计算机自动化 管理的各项优势去改革传统的工作。建立的管理 信息系统不仅能够代替人去完成一般的事务性工 作，还要求具有一定的分析统计、智能功能，弥补 传统方式的不足，完成人们认为应该干而又不能 干的工作。 （5）动态适应性原则 档案管理信息系统开发的动态适应性还要强 调管理信息系统的可扩展性。随着单位规模的扩 大以及外界环境的不断变化，会出现新的管理要 求。为了适应这种变化，管理信息系统必须具有 良好的可扩展性和易维护性。 （6）标准化原则 无论是档案管理信息系统本身，还是档案管 理信息系统的开发过程，都应该遵循和保存相应 的标准。 3 系统开发相关技术 3.1 软件开发方法 应用软件系统主要有两种开发模式：生命周 期法和原型法。生命周期法强调自顶向下分阶段 开发，并要求在实际开发前必须先对系统需求严 格定义，原型法开发则首先由技术设计人员提供 一个“样品”，用户再向开发人员迅速“反馈”，并不 断对其修改提高。通过开发实践表明，原型法是 一种更好的开发模式。这是因为建立快速原型进 行系统的分析和构造可以增进软件人员和用户对 系统服务的需求理解，使比较含糊的具有不确定 性的软件需求明确化，可以防止以后由于不能满 足用户需求而造成的返工，避免不必要的经济损 失，缩短开发周期；原型法提供了一种有力的学习 手段，让用户尽早的熟悉和学习系统；使用原型法 可以很容易的确定系统的性能，确认各项主要系 统服务的可用性，确认系统设计的可行性，也很容 易生成最终版本。 3.2 软件系统运行模式 c/s 模式是较为成熟的软件运行模式，基于 局域网设计，运行速度快，安全性高，为当今主要 的软件所采用，b/s 软件运行模式是软件结构发 展的趋势，基于互联网设计，客户端不需要安装程 序。相对于单一的c/s 模式或b/s 模式，这种混 合模式的优点在于：保证敏感数据的安全性，特别 是加强了对数据库的修改、删除和增加等操作的 控制能力；经济有效的利用校园网内部的计算机 资源，简化了一部分客户端程序；既保证了复杂功 能的交互性，又保证了一般功能的易用性与统一 性。因此学院的档案管理信息系统采用c/s 模式 和b/s 混合模式进行开发。 3.3 net 系统开发** 通过.net，microsoft 提供了一种全新的开发 **，这个**将推动以新体系为基础的协同 web应用开发，.net开发**的组成如图1 所示。 net 开发工具，包括：ide（v**ual studio． net集成开发**，用来开发和测试应用程序；． net 编程语言（例如v**ual basic．net 和新的 v**ual c ＃），用来创建运行在clr 下并且使用 类库的应用程序。 2007 年第4 期泸州职业技术学院学报39 3.4 系统相关数据库技术 档案管理信息系统数据库**具有支持大量 并发数据访问的处理能力，大规模数据的存储能 力、快速的检索能力，并发处理能力和各种异构数 据库**之间的传输、存储和转换能力。目前供 选用的有sql server、oracle、db2。其中sql server 是一款面向高端的关系型数据库管理系统，它 提供新一代大型电子商务、数据仓库和数据库解 决方案。并且提供了丰富的管理工具支持数据的 完整性、安全性和作业管理，具有分布式数据库和 数据仓库功能，能进行分布式事务处理和联机分 析处理，支持客户机/服务器结构。 4 系统流程与功能设计 4.1 档案系统管理流程 档案资料由文件形成部门进行预立卷、组卷、 拟定标题审卷后，收集送交档案管理部门，档案管 理部门对有问题的盒(卷)提出修改建议返还文件 形成部门，修改完毕录入案卷目录、填写案卷封 面，办理移交手续归档。经档案档案管理部门，对 外提供借阅、统计、分析、查询等服务，并由档案管 理部门负责销毁工作。总体业务流程见图2。 4.2 档案管理系统结构 （1）多层分布式结构 档案管理信息系统是以单位现有网络为基 础，是建立在单位数据中心（统一数据库、共享数 据库）之上，涵盖了单位的全方位档案信息的管理 **。 档案管理信息系统以统一门户的形式把各种 信息化服务集成在一起提供给档案用户，并实现 统一身份认证。 档案管理信息系统采用.net语言**开发， 数据库基于sql 的多层b/s 应用系统，把能够执 行特定功能的应用逻辑代码分装成应用对象并发 布到应用服务器中，以供web服务器调用，多层 分布式应用结构如图3 所示。 （2）统一的数据中心 统一数据库、共享数据库在档案管理信息系 统中起着非常重要的作用： ①通过数据中心的建设为应用单位建立一个 符合国际、**和行业标准（如** ）的共享数据库； ②建立单位的共享数据库； ③数据中心**包含来实现单 位各业务应用系统与数据中心的交换，从而实现 单位数据的共享，解决单位数据的一致性、准确 性、实时性； ④数据中心**涉及的关键技术包括共享视 图、异构数据库的脚本转换器、触发器、中介库、消 息机制等技术。 4.3 信息综合查询子系统 综合查询共享数据**从各个业务系统抽 取出数据后，使共享数据**的数据无论是从横 向的范围内，还是纵向的时间积累上，都是全面 的，规范的，权威的数据，根据权限供领导、员工、 社会人员查询。配置与查询的关系图如图4 所 示： 40 “通用档案管理系统”的设计与实现2007 年第4 期 领导、员工、其他人员使用系统管理员或各业 务系统查询配置管理员设置的账号功能权限和查 询配置进行方便的查询。 4.4 数据信息安全子系统 档案管理信息系统的安全子系统从最低层的 硬件安全到顶层的统一密码保护设计到整个系统 的任何一个应用点，通过硬件与软件防火墙、认证 与日志软件、杀毒软件及各种安全配置的综合应 用，达到对整个系统安全保护的目的。 4.5 系统功能模块 系统功能分为系统设置、合卷管理、文件管 理、报表系统、借阅管理、系统查询、系统维护、系 统帮助几大模块，具体功能模块结构如图5 所示： 5 系统的性能特点和意义 5.1 系统性能特点 通过技术创新，使档案系统软件具有良好的 性能，第一是实现了档案管理系统软件的通用性， 任何类型的单位均可根据自身档案特点自定义档 案类型、档案结构和档案栏目。第二是提出了动 态数据库的概念，系统没有固定的数据库文件、数 据库结构和数据库类型，在运行过程中根据使用 单位的需求动态生成，大大增加了软件的灵活性。 第三是提出了一种一个字段内存取任何类型电子 文件，并自动从数据库提取、识别和运行电子文件 的方法。 系统实现各种类型档案信息的立卷和归档， 能存储任意类型的电子文件。如能满足不同层次 的人员对档案信息录入、编辑、登记、核算、统计、 交换、查询、处理等。由于研发工作基于长期认真 调查研究，所以具备了下述明显的性能特征： 合法性：系统符合并满足关于档 案管理的相关法律法规，能较好落实 和和国档案法实施办 法》，并能结合并适应不同地区的具体管理实施方 案。 安全性：系统具有良好的安全性，提供了多层 安全机制，对数据维护提供访问权限控制，为不同 的人设置不同的权限，提供数据镜像，必要时对系 统数据进行安全恢复; 具有计算机犯罪和病毒的 防范能力，确保数据永久安全。 可靠性：系统在成本可以接受的条件下，从系 统结构、设计方案、设备选型、厂商的技术服务与 维护响应能力，备件供应等方面考虑，使得系统故 障发生的可能性减少，影响尽可能小，系统能24 小时不间断提供服务，能承受大容量的用户访问。 灵活性：系统在能满足用户目前需求的基础 上，具有易扩充、易修改的特征，对功能的变化和 环境的变化具有较强的适应性; 具有友好的用户 界面，使操作简单、直观、灵活，易于学习掌握。 高效性：系统在技术上立足于长远发展，选用 开放性系统，采用先进的体系结构和技术发展的 主流产品，保证了整个系统高效运行和所采用的 设备和技术指标在几年内不落 后。 5.2 系统开发的价值意义 本系统的开发适用于各种类型单位档案的管 2007 年第4 期泸州职业技术学院学报41 理。以档案工作的基本理论为指导，结合计算机 和网络管理的特点开发而成的，其意义如下： （1）档案系统的应用可以充分发挥各个单位 档案信息的决策支持功能； （2）有利于通过档案的有效编目和存储发挥 本单位档案的文化积累、沉淀作用； （3）利用计算机及网络系统提供强大的查询 检索功能，方便快捷，提高了档案信息共享程度， 大大提高了档案的应用水平和利用率； （4）使用档案管理系统后，原始档案的使用率 下降，使得档案保存时间大大延长，而且通过使用 真空压缩技术降低档案的占用空间，仓储费用,管 理成本下降； （5）档案的日常管理维护、整理编目、统计编 研等工作由档案管理人员在计算机上实现档案数 字化及管理。取代了档案管理人员大量繁重的手 工操作，使档案管理更加科学化、规范化、人性化； （6）基于web 的档案管理系统对于档案资源 共享，拓宽管理范畴具有很大实用意义； （7）档案管理信息系统的应用有利于提高档 案管理部门的服务水平和提升档案管理部门的社 会形象； （8）档案信息化是**信息化的重要组成部 分，通过档案软件系统的研发，档案管理信息化的 建设可促进当地信息化的发展； （9）良好的通用性减少了各个单位的重复开 发，节约了社会人力物力和财力； （10）项目研发推广使用，改变了传统繁琐的 档案管理模式，克服了以形式压制内容的尴尬，体 现了以人为本的现代管理思想； （11）档案管理系统的研究及成果应用，促进 档案管理部门和档案管理专业技术人员以新的观 念、新的制度、新的模式和手段，重新审视档案管 理工作，充分发挥档案在经济社会发展中的作用； （12）本系统的使用完善了档案管理流程，可 以及时高效地管理档案。这既提高了管理效率， 避免了档案的流失或损坏，促进档案管理部门和 其他职能部门工作协同运作；直接避免了档案丢 失破坏带来的损失，避免了查询、统计、分析不便 带来的经费浪费，减少了档案管理人员工作量，给 使用单位创造了良好的节约效益； （13）该系统完全按照商业化软件标准进行开 发设计，具有良好的通用性，随着信息化的大力开 展，必将产生良好的推广价值。 6 结束语： 通用档案管理系统项目从理论和实践两方面 对档案管理信息系统研发进行了较为深入的研究 和探索，完成了《通用档案管理系统》的研发工作。 通过系统的研究与建设，加强了档案管理信息化 理论的研究，改进和优化了部分软件开发工具的 功能，实现了档案管理系统的通用性，系统已应用 在泸州职业技术学院、泸州市交通局等单位，取得 了良好运行效果。 参考文献： [1] bruce schneier.网络信息安全的真相[m].吴世忠,马芳译. 北京:机械工业出版社,2001.49 ～ 149. 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