电子文档怎么做

卡西莫多 2024-05-27 05:06:55
最佳回答
。根据你的硬盘情况,类的文件集中到某一个硬盘,使d、e、f、g各盘合理存放。存放后尽量不要移动。纳入家庭电子档案的文件不要放在“我的文档”,防止电脑重装后丢失。分类。对你电脑文件的类型有个大体的估计,将重要文件、需长期保管的文件纳入电子档案的范围,并分成若干专题。如:个人证件、理财记账、电话邮箱、旅游照片、家庭视频、个人论文、网上文摘、纪实传记等分类。分类原则:便于快速查找。思路:每一类建一个文档,然后链接分散在d、e、f、g各盘的具体文件,形成目录。这样,对电脑文件形成了归类归档,把散放的文件制作成电子档案。制作。(这一步是重点)举例:建立“个人证件”专题档案。1.打开wps文档,建立一个表格。内容包括序号、文件名称、提要、生成时间、备注,行数按估计文件个数设置。2.选中文件名,然后单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中点击“超链接”。3.在弹框中找到文件所在盘,再找到所要链接的文件点击。4.单击“确定”。按此方法添加其它文件。按此方法建立其它专题文档。添加密码。如哪一类不愿意让别人看,可添加密码。1.点击左上角的”wps文字“;2.在文件信息中找到“文件加密”,点击;3.在弹框中输入密码,点“确定”。注:这只是在某个专题文档(如“个人证件”)加了密码,被链接的文档没有。被链接的文档要加密码,要在那里加。建立总目录。在硬盘新建一个文件夹,起名“家庭电子档案”,然后将新建立的个人证件、理财记账、电话邮箱、旅游照片、家庭视频、个人论文、网上文摘、纪实传记等专题文档拉入。好了,这就形成了总目录,成为家庭电子档案。6维护。这种方法建立的家庭电子档案的最大特点有三:1.因为是链接形成,不破坏电脑文件的原来状况;2.生成后可快速找到所需文件,免去“找不到”的烦恼,特别对于存放文件多的家庭,意义更大;3.要注意突出重点,简明扼要。归档文件只选重要文件、需长期保管的文件,临时文件要及时清除。如有必要,将临时文件建一个“临时文件”专题文档,把临时文件全部放在这里,不用的文档随时清除。家庭电子档案只是初建时用些时间,平时只要及时归档就可以了。建立家庭电子档案会给你回报的,你会说:真有用! 20210311
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