如何提高制度执行力来加强企业内部风险控制

一、从主观方面加强制度执行力。制度的执行者是人，人性的复杂性影响了人的行为，必须从思想意识入手，潜移默化，且持之以恒，主要包括以下三个方面。1.提高全员的风险意识。大多数企业对财务风险较为敏感，但对公司营运过程中的风险却缺乏安全意识，大多数企业的员工还缺少这方面的知识。某企业员工利用职务之便，打时间差，将客户支付给公司的支票，转账至自己朋友开设的皮包公司账户，进行**活动，最终欠下高额赌债，造成公司巨额经济损失。在其一步一步走向犯罪深渊的过程中，一些昔日的同事无意中也成为了他犯罪的“助手”。其手法无非是将客户原想通过转账方式付款的款项，更改其账户号码，导致银行托收失败，使得客户不得不通过支票付款，他便利用客户对其的信任，用已经敲好收讫章的收款凭证换取用户的支票；对于一些没有书写付款单位的支票，他自行在支票上背书，将钱转入自己的账户。在这个案例中，该员工利用自己是公司骨干的优势，请职务较低的同事“帮忙”，而这些同事在为其开绿灯的过程中，并没有意识到自己也参与到危害企业利益的活动中了，认为领导交办之事不受制度约束，对违规的风险没有丝毫意识，制度执行力荡然无存。基层员工从事的是企业日常最根本的工作，根基没有搭建好，高楼大厦难以建成，员工的风险防范意识直接决定了企业的安危。就基层员工而言，其对制度的理解力决定了制度执行力。企业在宣讲规章制度时，不能简单地照本宣科，更要将制度背后的风险防范思想同时宣传讲解，这样做不但能够增强员工对制度的理解，更能引起员工遵守制度的自觉意愿。另外，企业还可以通过日常培训、讲座、案例分析、知识问答等方式来灌输风险防范意识，以一个合格职业人的标准来规范自己的行为，提高员工的职业素养。如果说员工的风险意识决定企业的安危，那么管理层的风险意识则关系到企业的存亡。企业在追求高速、高效发展时，容易忽略潜在危险；当管理层只追求高额回报率，忽视制度的执行力，对违规行为睁一眼闭一眼时，无疑是将公司推到了悬崖的边缘。巴林银行案例中，也正是由于交易员以往业绩突出，在其进行超额交易时，非但没有引起公司的警觉，反而得到企业高层的默许，原本可以挽回的局面一直发展到不可收拾的地步。作为企业的管理层，对经营风险的认识必须与时俱进，由于风险可以带来收益也可能导致损失。在风险的承受力上，管理层要考虑企业的平稳及可持续发展，不贸然前行，对风险有足够的把握。这样，公司无论是在制度制定、制度执行、制度监管上，都会有强有力的理念支撑。同时，公司上下一心，对制度的理解也会更加深入，有助于执行力度的提高。2.明确奖惩，约束与激励机制并存。建立良好的约束激励机制，明确公司对制度严格遵守的态度，有利于执行力的加强。大型企业往往人际关系复杂，应当按规办事、走标准程序的事，由于碍于情面走了捷径，认为是“合理变通”；而检查人员在日常检查中发现了问题，也只是提出口头警告，没有明确的奖惩机制来考核违规人员。违规成本较低，使得一些人往往抱有侥幸心理。要改变这种思维模式，必须用强有力的奖惩制度来纠正。企业在设置激励惩罚措施时，通常要考虑成本—效益问题，并且要保证奖惩的公正、公平，同时要便于操作、有据可依。设立“奖金池”是解决这一问题的好方法。在公司项目组调研活动中，参与了设立奖金池方案的可行性研究，奖金池方案旨在调节不同表现员工之间的奖金水平，鼓励绩效好、执行力强的员工，鞭策绩效差、执行力弱的员工。奖金池设置的基本思路为：根据企业的规模，在部门或公司层面设立奖金池，由人力资源部门和财务部门对奖金池使用及规范进行监管，营运部门事先草拟奖惩的考核标准并公之于众，同时对日常检查中发现的不符合规范的行为进行考核，对责任人扣发的奖金存入奖金池中，奖金池中的奖金用来奖励发现问题、举报问题、业绩突出的员工。可以以半年度、年度奖或者明星职员奖的形式颁奖，奖金池每年清空，全部金额必须用在基层员工激励上，利用这种奖惩分明的考核制度，树立公正、正直的工作氛围。在奖金池方案的运行测试中，86.5%的员工表示对规章制度的关注度更高了，工作主动性和积极性都有所提高。并且统计数据表明，将运用奖金池方案的营业网点和未使用的营业网点相比，前者工作差错更少，绩效更高，进而使得制度的执行力得以提升。奖金池的设立只是提高执行力的手段和方法之一，企业也可以根据自身的特点和情况，建立自己的奖惩机制。3.建立企业文化，形成良好氛围。企业文化的建设是形成一种大环境，将企业的价值观传递给每一位员工，让员工认同企业的价值观，进而影响员工思想观念及思维方式，最终规范其在企业中的行为，主动执行制度，改变其被动接受制度的心理状态。企业文化的树立通常是自上而下的，管理层应当利用各类场合及时间强化、传承企业精神和企业文化，同时，管理层也应当以身作则，以自身的行动来实践这种理念，树立诚实守信、积极向上、爱岗敬业、遵纪守法、开拓创新的企业文化，只有管理者不断地言传身教、润物细无声，员工才能受到潜移默化的影响，继而以主动的心态来执行制度规范。企业文化的建设要避免生硬和教条，除了以公司理念、企业精神等文字形式宣传外，还可以通过各类丰富的集体活动来推广，例如拓展训练、体育比赛、知识竞赛、收听讲座等形式多样的团队活动，都是培养员工综合素养的好方法，员工在轻松的活动氛围中实践企业精神，并将这种思维方式固化在心中，在日后的工作中，更能自主、自愿地发扬公司精神，自觉遵守公司的规章制度，从而提高制度的执行力。二、在客观方面强化制度执行力。要通过一定的外部力量来监督执行情况，避免制度成为“纸上规章”，流于形式。这可以从以下三方面入手。1.定期与不定期检查相结合。少了监管的制度就犹如失去了翅膀的雄鹰，只有监管到位，才能保证制度得以执行，有效地维护企业的利益和权益。某企业基层员工，盗用他人工作账号，擅自越权审批，将客户遗忘的重复付款以现金的方式取出，后被他人发现，终止了犯罪行为，但对企业的信誉及资金安全造成了巨大的伤害。在这个案例中，根据企业制度的规定，退款有规范的流程，且依据金额的大小不等，由不同权限的管理人员进行审批，方能退款，但该员工熟知企业的规定，并通过一定手段，盗用他人的系统账号进行审批，一个人、一条龙完成了退款流程，可见再完善的制度缺少了监督检查，其执行力就得不到保证。公司在制定制度的同时，应当同时考虑其未来的执行情况，将日后的检查安排一并写入制度中，明确将在年度或者半年度，以何种形式进行检查，监督制度的执行情况，并将检查情况形成书面报告，交于主管领导。这样，定期检查成为制度的一部分，主管领导也能对制度的执行情况有直接的了解，有利于其指导或改进今后的工作，将危机消灭在萌芽中。如果定期检查适用于本部门的自行检查，那么不定期检查则更侧重于公司对部门的检查。在监管方法中，飞行检查一直以其公正、快速、高效而闻名，对公司营运风险的监管同样可以引入飞行检查的方法。由于参加检查的人员都是在当天召集，检查的内容及方法也是当日揭晓，且多为跨部门检查，其准确性较好，能直观地反映问题。飞行检查的关键在于，检查前，需要“懂行的”专家对检查的内容及标准进行事先的制定，形成明了、有效的书面讲解及表格，参与检查的人员能够一目了然，简便操作。检查结果以表格的形式，交于组织飞行检查的公司领导，由发起检查者进行数据汇总与分析，提供给公司管理层，直观地反映基层员工对制度的执行情况。在组织飞行检查活动前必须做好如下准备：（1）参与人员：跨部门或者不同工种交叉检查，有利于加强回馈信息的真实性；（2）检查内容：由于检查多为突击检查，且检查人员往往为非专业人士，检查资料必须简单明了，便于理解，情况回馈运用填写表格、“是”与“否”的问答形式；（3）行动时间：检查过程时间不超过半个工作日，检查结果直接回馈到活动组织者手中，避免流转时间长而造成的误差。在参与公司飞行检查的实践中发现，检查可以反映一线工作的真实执行情况，对于企业高层了解基层工作有很好的指导作用，检查可以由任何一个部门或企业的管理者发起，时间机动、方式灵活，并且能够较准确地发现问题。在几次飞行检查中，被检查部门对发现的问题立即作出了整改，并对疏忽大意的心态进行纠正，防微杜渐的效果明显。2.系统检查与现场检查相结合。现代信息技术使得企业营运效率大大提高，利用计算机数据统计系统，对有关信息进行筛选和梳理，管理人员可以更有针对性地检查关键信息。一般营销管理系统中，设有“自定义查询”模块，管理者可以根据需要，提出需求，由信息维护人员编写查询程序，管理者便可以在此模块中筛选所需的信息，便于日常检查和抽查。对于某些熟悉电脑后台运行原理，伪造数据的违规操作人员，利用计算机数据统计系统是堵漏补疏的基本手段。如上述违规退款案例中，企业的管理人员定期通过系统筛选退款信息，对个**限内的审批项目进行检查，也许会更早发现自己账号被盗用的情况，同时也会对“别有用心”的人形成一种威慑力，减少类似权限被盗用而造成的经济损失事件。系统检查适用于企业机构设置扁平，监管者与被监管者属于直接管理的关系，然而现代企业发展至今，跨国公司、连锁企业成为趋势。上文中提到的巴林银行，巨额亏损事件发生在地处新加坡的海外部门；员工越权退款的案例也发生在离总部较远的营业所，企业的分支机构容易因地处偏远而缺乏监控。总部对边远分支机构的管理多依赖于分支机构自身，一旦分支机构管理者出现疏忽或者舞弊，或者违规人员精通计算机系统，躲避系统的监控，利用虚假信息来达到个人目的，总部很难发现其中的问题，因此现场检查就显得尤为必要。总部可以用定期检查或者飞行检查的方式，分派专门的检查人员前往各营业网点或分支机构，进行实地检查，收集第一手数据，对制度的执行情况进行评估，减少由于中间环节多、地理位置偏远而造成的监管不力、违规行为滋生的现象，对某些规避计算机系统监管，信息作假的情况，也可以通过实物检查，做到账实相符。3.利用现代信息技术，对疑似违章行为进行预警。在信息化变革的今天，我们也可以充分利用信息技术，在经营管理过程中加入电脑监控，对疑似违规行为进行报告，构建风险管理系统，提高监管力度，及时发现和预警问题，从而提高制度执行力，减少损失。首先，计算机预警系统可以对违规的行为提出警告。操作人未执行规章制度时，系统发出警告，以便及时发现问题，立即纠正。企业可以根据自身业务特点来设置计算机预警系统，例如，证券企业可以对账户投资资金额度进行设置，避免交易员越权操作；营业机构要求营业人员每天规定时间解款，系统会提示当天没有按时解款的营业人员名单等。其次，计算机系统可对已有的业务信息进行概率及非概率分析，对潜在的风险进行评估，消除企业运营的不确定性，降低发生风险的可能。这需要管理层具有科学的管理理念，引进先进的学术成果，并结合计算机技术，将信息化带来的便利运用到公司的营运工作上。通过预警目标、预警对象、预警机制以及分析、运作机制的建立，计算机预警系统不仅会提示有关部门可能发生的风险，亦可以作为企业日常检查、抽查内容的依据。综上所述，如果企业能够在重视制度制定的同时，从主观上和客观上提升制度的执行力，做到内外兼修，制度与文化两手抓，不让任何小差错发展成为大错误，及时亡羊补牢，防微杜渐，那么企业必定会发展得更加坚实、安全和长久。 20210311